Persondataforskrift GDPR

A. Indsamling af persondata
Grundejerforeningen Hesseløje beder medlemmer og lejere om de persondata, der nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers og lejeres aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og lejeforhold og betragtes som samtykke til behandling af persondata i.h.t. nedenstående.

B. Persondata for ejere
Personnavne på voksne i husstanden

Fysiske adresser (vinter- og sommerbolig)

 E-mail adresser på voksne i husstanden

Telefonnumre på voksne i husstanden

Ejendommenes matrikelnumre

Dato for erhvervelse af ejendommen Disse data opdateres årligt i forbindelse med kontingentopkrævning.

C. Persondata for lejere
Gælder kun lejere med et ophold på over to måneder – indsamlingen sker med henblik på at indbyde disse lejere til foreningens sociale arrangementer.

Personnavne på voksne i husstanden

E-mail adresser på voksne i husstanden

Telefonnumre på voksne i husstanden

Ejendommenes matrikelnumre og fysiske adresse. Disse data slettes med lejemålets ophør.

D. Opbevaring og videregivelse af persondata
De under B og C indsamlede persondata beror i elektronisk form hos bestyrelsens sekretær og kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.
Såvel de nævnte persondata som foreningens øvrige elektroniske arkiv opbevares i Drop Box og på et særskilt datalager hos formanden. Ældre data (før ca. 2010) opbevares i papirform hos formanden.
I tilfælde af foreningens opløsning overdrages alle foreningens arkiver til det relevante lokalhistoriske arkiv.

E. Kendskab til persondata udover de under B og C anførte datatyper
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor kan få kendskab til yderligere per-sonrelaterede data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen Hesseløje f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater. Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet – eller dele heraf – kan være gået tabt.

F. Offentliggørelse af persondata
Data som nævnt under B og C om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers og lejeres telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer og lejere mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

G. Sletning af persondata
De under B nævnte persondata slettes ikke f.s.v. angår ejernavne og adresser. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive grundejerforeningens historie. Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af Grundejerforeningen Hesseløje, indgår i foreningens arkiv(er), som beror hos grundejerforeningens formand og kasserer.

H. Brugerstatistik fra Grundejerforeningen Hesseløjes hjemmeside.
Der indsamles forbrugsstatistik på Grundejerforeningen Hesseløjes hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.

I. Dataansvarlig
Grundejerforeningen Hesseløjes sekretær er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.

J. Prøvelse
I forbindelse med revisors gennemgang af regnskabet foretager revisor en prøvelse af, at ovenstående regler overholdes.

K. Tilkendegivelse
Dette regelsæt tilkendegives for Grundejerforeningen Hesseløjes medlemmer, og offentliggøres på Grundejerforeningen Hesseløjes hjemmeside.

HISTORIK
Regelsættet er besluttet på bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Hesseløje den 08 august 2024.